Une présentation ne consiste pas à noyer son auditoire sous un déluge de data

Beaucoup de présentateurs commettent cette erreur fatale: ils submergent le public de données brutes et indigestes.

Apprenez comment les slides peuvent vous aider, vous et votre public, à éviter l’indigestion de data.

(1600 mots, 8 min. de lecture)

 

La plupart des présentations n’atteignent pas leur objectif car le contenu a été mal organisé et les slides sont surchargé d’information. Comme on dit à Hollywood: "No story, no movie". C’est la même chose: sans un bon contenu il sera difficile de délivrer une bonne présentation.

Règle No1: Une présentation ne consiste pas à expliquer votre analyse mais seulement vos conclusions

Emmener votre public au travers du détail de votre analyse est non seulement ennuyeux mais c’est aussi inutile. C’est la meilleure façon de perdre l’attention du public, de vous empêtrer et finalement d’échouer, car une présentation ne consiste pas à noyer votre auditoire sous un déluge de données en espérant qu’il retiendra quelque chose.

Une façon efficace de procéder consiste à construire votre présentation à partir de la conclusion de votre analyse. Une analyse est un processus complexe qui vous permet de résoudre un problème mais n’est pas destinée à être présentée tel quel, (sauf bien sûr lorsque c’est ce qui est attendu, p.ex. dans le cadre d’une séance de travail avec votre équipe ou lors d’une présentation devant un public de spécialistes).

Une présentation est un moyen de communication au même titre qu’une affiche publicitaire, ou un spot TV: elle doit être claire et facile à comprendre. Il importe donc de choisir ce qui compte vraiment dans votre analyse et de l’exprimer sous forme de messages.


C’est une autre règle essentielle pour réussir ses présentations:

Règle No2: Exprimez-vous toujours en utilisant des messages

Comment allons-nous appliquer cette règle à la création de nos slides? Commencez par vous demander "pourquoi est-ce que je fais cette présentation?". Probablement pas uniquement parce qu’on vous l’a demandé… mais parce que vous voulez atteindre un objectif.

Vous demander "pourquoi" va vous aider à répondre à la question suivante: "quelles sont les données véritablement importantes?". Cela va vous forcer à prendre une décision, pour chaque slide, et à extraire uniquement les informations qui vous permettront d’atteindre votre objectif et de répondre aux attentes du public. On ne peut pas tout dire, il faut choisir.

Qu’entend-on par "message" dans le contexte d’une présentation professionnelle?

Un message est une phrase active et non pas un sujet passif:

- Sujet neutre: Ventes (2013-2016) en milliers d’unités (…et alors?)

- Message actif: Fiesta domine le segment (voilà un message qui va attirer l’attention dès la projection du slide, qui va provoquer une réaction tout en ajoutant de la valeur à votre propos car vous communiquez ce qu’il importe de comprendre à le lecture de ce slide.)

Comme nous sommes nombreux à confondre le SUJET (ce dont nous voulons parler), avec le MESSAGE (ce que nous voulons que notre public comprenne), je vous propose de parcourir quelques slides pour en terminer une bonne fois pour toute avec cette confusion. Les slides ci-dessous montrent clairement la différence d’impact que vous pouvez obtenir en extrayant uniquement l’information pertinente que vous résumerez alors sous forme d’un message actif qui sera le titre de votre slide.

Sur le premier slide nous pouvons observer un tableau - excellent outil d’analyse mais faible moyen de communication. (De l’importance de choisir le bon type de graphic pour présenter vos données.)

Je vous propose d’essayer ce petit truc la prochaine fois que vous aurez des slides à préparer et vous verrez immédiatement si vous avez rédigé un titre auto-suffisant immédiatement compréhensible … ou si vous pouvez mieux faire.

D’autre part, votre message sera plus facile à articuler à voix haute si vous l’avez rédigé en langage parlé (car le style littéraire est plus compliqué et moins direct).


Dans cette dernière partie nous verrons qu’une présentation professionnelle n’est pas un "talk". Une présentation ne contient pas uniquement des idées mais aussi des données. Si votre propos est de convaincre et d’aider votre public à prendre une décision sur la base de vos recommandations, et non pas de le divertir, alors vous avez intérêt à appliquer la règle suivante:

Règle No3: Engagez-vous physiquement avec votre contenu

En combinant l’oral (vos mots) et le visuel (les messages sur vos slides), vous augmenterez la compréhension et la mémorisation de votre public.

2 raisons pour lesquelles vous échouerez si vous ne suivez pas cette règle:

1. On estime que le public ne mémorise que 20% de ce qui a été dit, (donc très peu).

2. D’autre part le public ne mémorisera que ce qu’il a choisi de mémoriser (nous retirons tous autre chose de la même information, en particulier si le sujet est complexe ou controversé).

Ainsi, à la fin de votre présentation le public se souviendra de très peu et probablement pas de ce qui compte vraiment pour vous. C’est pourquoi il est crucial de combiner vos mots avec le message qui figure en titre de vos slides.

C’est ce que j’appelle le paradoxe du présentateur:

Sans mots il n’y aurait pas de présentation, mais les mots seul ne suffisent de loin pas à véhiculer votre message.

Il est communément admis que les mots ne représentent que 7% de la communication. Le reste des 93% est véhiculé par les slides et par la présence de l’orateur (la façon dont nous allons nous engager avec notre contenu et notre public).

En combinant l’oral et le visuel nous pouvons augmenter le taux de mémorisation de 20% à 70%, ce qui fait une énorme différence.

Il ne faut donc pas avoir peur de lire ce qui figure sur vos slides. Et je ne parle pas de vous y référer rapidement, ou pire encore de les paraphraser. Au contraire après avoir introduit chaque slide par une transition subtile (question rhétorique ou autre) et guidé votre public sans heurts, en lisant calmement votre message et en guidant le regard du public grâce à vos bras, passez aux commentaires à propos du contenu.

Cela nous amène à évoquer le dilemme existentiel du présentateur:

il a peur de lire ce qui figure sur ses slides parce qu’il pense :

  • qu’il sera ennuyeux

  • qu’il aura l’air stupide

Comment allons-nous régler ce problème? Tout simplement en lisant ce qui figure sur nos slides.

Nous avons mis tant d’énergie à rédiger des messages qui apportent une forte valeur ajoutée à notre présentation. Pourquoi essayer de faire mieux au moment de présenter?

Il est si difficile de se faire comprendre. Pourquoi voudrions-nous prendre le risque de nous piéger le jour J, devant notre public?

Je suis conscient que lire ce qui est inscrit sur vos slides sera un virage à 180 degrés pour la plupart d’entre vous. J’entends ça systématiquement durant les workshops que j’anime: "Thomas, notre manager ne supporte pas qu’on lise nos slides…"

Pourtant c’est terriblement efficace et si naturel à faire:

  • rapprochez-vous de l’écran (sans bloquer la vue)

  • prononcez les mots exactes qui figurent sur le slide (répétez au moins 3 fois, votre présentation au préalable, cela vous évitera de devoir lire intégralement et de perdre le contact visuel)

  • utilisez vos bras pour guider le regard de votre public (ainsi il entendra ce que vous dites et il le lira)

En agissant de la sorte vous choisirez ce dont vous voulez que votre public se souvienne. Puis, une fois que vous aurez introduit votre slide et passé votre message, vous pourrez faire un pas en avant et ajouter les commentaires qui le soutiendront.

Il va sans dire que vos slides auront été minutieusement préparés, qu’ils contiendront un message sur la partie supérieure (la plus visible) et juste la quantité nécessaire de détail en dessous.

La première source d'inspiration de la méthodologie POWER PRESENTATION vient du monde de la presse écrite, à cause de la façon dont les journalistes rédigent des titres qui:

  • attirent l'attention

  • résument rapidement des informations complexes

  • restent en tête

Ce n'est donc pas une métaphore: lorsque vous construisez vos slides, mettez un titre en haut et le contenu en dessous.

Et n’oubliez pas que vous êtes expert en votre matière. Votre public n’est pas moins intelligent que vous mais soyez certain qu’il est moins bien informé. Il importe donc d’être simple et explicite.

Présenter peut être comparer à de l’enseignement: assurez-vous de présenter vos informations par petites bouchées digestes.

L’image ci-dessous saisit l’essence de cette technique de présentation qui consiste à combiner l’oral et le visuel pour augmenter le taux de mémorisation de 20% à 70%.

 

En résumé:

Pour éviter l’indigestion d’information qui mène à l’ennui et à l’oubli, il convient:

1. d’extraire uniquement les données pertinentes pour vous et votre public (VS vouloir tout dire)

2. d’écrire pour chaque slide un message à forte valeur ajoutée que vous utiliserez comme titre

3. de combiner l’oral (vos mots) et le visuel (vos slides) en vous rapprochant de l’écran et en utilisant vos bras


En conclusion:

S’exprimer de manière intéressante en utilisant des messages actifs ne suffit pas. Il faut également rendre vos messages visibles en les mettant sur vos slides et les rendre intelligibles en guidant le regard du public à l'aide de vos bras. Ainsi vous vous assurerez d’obtenir le meilleur taux de compréhension et de mémorisation pour faire avancer vos projets.

Bonne nouvelle: Avoir de l’allure n’est que l’effet secondaire d’une bonne préparation, (ce n’est pas le contraire).

Au bout du compte, est-ce que nous ne voulons pas tous avoir de l’allure et qu’on se souvienne de nous pour la limpidité de nos présentations inspirantes?

Bien sûr il y aurait plus à dire sur le sujet, car préparer et délivrer des présentations stratégiques et intelligentes ne se résume pas à mettre un titre sur vos slides. Extraire vos messages n’est que la 1ère étape de l’approche en trois étapes qui, dans la Méthodologie Power Presentation, s’intitule la "Courbe de Création". A suivre bientôt: 2e étape - Structurer vos messages.


La Méthode Power Presentation est enseignée depuis 1998 dans le monde entier sous forme de workshops de 3 jours. Copyright @BrunoPoirier.

N’hésitez pas à partager cet article afin que d’autres en profitent et améliorent leur technique de présentation. Les publics qui échapperont au Mortel Ennui par Power Point vous en seront reconnaissants.

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